Vilket kassasystem behöver en restaurang?

Måste man ha kassasystem i en restaurang?

Ja, i praktiken behöver nästan alla restauranger ett certifierat kassaregister, och det enklaste är ett kassasystem för restaurang där det är inbyggt. Enligt Skatteverket gäller kravet den som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning, och där räknas betalning med kort och Swish in, inte bara sedlar och mynt.

Kraven i korthet:

• Kassaregistret ska ha en certifierad kontrollenhet som sparar en säker kopia av varje köp. Den kan vara en fysisk enhet eller en molntjänst.
• Kassaregistret ska anmälas till Skatteverket.
• Du ska erbjuda kvitto till varje kund.

Reglerna och listorna över godkända kontrollenheter uppdateras, så kontrollera alltid aktuell information hos Skatteverket.

När slipper man kassaregister?

Du slipper kassaregister främst om din kontant- och kortförsäljning är liten. Enligt Skatteverket gäller undantaget om försäljningen mot kontanter och kort uppgår till högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett tolvmånaders räkenskapsår. För 2026 är det 236 800 kr.

Andra fall då kravet inte gäller:

• Fakturerad försäljning, till exempel catering eller lunchavtal som faktureras företag.
• Vissa verksamheter som automatförsäljning och obemannad försäljning.
• Företag som fått undantag efter ansökan på blankett SKV 1510. Det beviljas bara om kassaregister är omöjligt att använda eller om skattekontrollen kan säkras på annat sätt.

För en vanlig restaurang med servering räcker den egna försäljningen nästan alltid för att kravet ska gälla. Räkna inte med undantag utan att ha stämt av med Skatteverket.

Vad ändras för kassaregister på restauranger från 2027?

Från den 1 januari 2027 ska alla kassaregister som används uppfylla Skatteverkets nyare föreskrift om krav på kassaregister (SKVFS 2021:17). Det berör kassaregister som restaurangägare redan har i drift, inte bara nya köp.

Det här är de viktigaste förändringarna:

• Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat enligt de nya kraven.
• Kassaregister med journalminne ska kunna exportera data i XML-format vid kontroll.
• Kassaregistret ska ha en certifierad kontrollenhet eller ett kontrollsystem.

Nyare molnbaserade kassor uppdateras ofta automatiskt, medan äldre system kan behöva bytas. Fråga din leverantör redan nu om ditt kassaregister är tillverkardeklarerat. Skatteverket publicerar listor över tillverkardeklarerade kassaregister och certifierade kontrollenheter.

Vad kostar ett kassasystem för restaurang?

Ett kassasystem för restaurang kostar ofta från några hundra kronor upp till cirka 1 500 kr i månaden per kassa för programvaran, beroende på funktioner. Till det kommer hårdvara och avgifter för kortbetalningar. Leverantörerna har olika prismodeller och publicerar inte alltid priser, så be om offert och räkna totalkostnad.

Kostnadsposterna att jämföra:

• Licens eller abonnemang per kassa eller per enhet.
• Hårdvara: kassaskärm, kvittoskrivare, kortterminal, kökskrivare eller köksskärm, kassalåda. Köps eller hyrs.
• Kortavgifter: oftast en procentsats per transaktion, ibland plus en fast avgift.
• Tillägg: bordsbeställning via QR, lager, personalschema, extra kassor.
• Installation, utbildning och support, särskilt kvällar och helger.

Fråga också om bindningstid och vad det kostar att avsluta avtalet.

Vilka funktioner behöver en restaurangkassa?

En restaurangkassa behöver mer än en vanlig butikskassa, eftersom beställning, kök och betalning hänger ihop. Prioritera efter hur din servering fungerar.

Vanliga måsten:

• Bordskarta och möjlighet att dela notan.
• Beställning till kök och bar via skrivare eller köksskärm.
• Momssatser för mat, alkohol och takeaway som läggs automatiskt per artikel. Vilka satser som gäller finns i guiden om moms på restaurang.
• Dricks i kortterminalen.
• Dagsrapporter och export till bokföringsprogrammet.
• Personalliggare. Restauranger ska föra elektronisk personalliggare, och många kassasystem har det inbyggt.

För lunchrestauranger är det också viktigt att kassan hanterar de lunchförmåner dina gäster använder. Mer om det i guiden om att ta emot lunchkort. Tar du bordsbokningar kan en koppling mellan kassa och bokningssystem för restaurang spara tid i entrén.

Hur väljer du leverantör?

Välj leverantör utifrån din verksamhet och hur bra supporten är när det brinner i knutarna en lördagskväll. Exempel på leverantörer på den svenska marknaden är Caspeco (som köpte Trivec 2025), Zettle och Northmill, men det finns många fler. Det här är inte en rankning.

Så jämför du:

1. Skriv en kravlista med antal kassor, kök, bar, takeaway och integrationer.
2. Be om offert från minst tre leverantörer med samma kravlista.
3. Räkna totalkostnad över tre år, inklusive hårdvara och kortavgifter.
4. Fråga om 2027-kraven och om kassaregistret är tillverkardeklarerat.
5. Testa systemet i en demo med den personal som ska använda det.
6. Läs avtalet om bindningstid, uppsägning och vem som äger datan.

Håller du på att öppna en ny verksamhet, planera kassan tidigt. Den påverkar el, nätverk och möblering. Se också guiden om att starta restaurang.