Vilket bokningssystem passar min restaurang?

Behöver din restaurang ett bokningssystem?

Ett bokningssystem för restaurang lönar sig i regel när du tar emot bokningar varje dag och telefonen stör i serveringen. Gäster bokar allt oftare på kvällen, när du har stängt, och väljer då ofta det ställe där det går att boka direkt.

Du behöver troligen ett system om:

• Du får många bokningar via telefon, sms och sociala medier som är svåra att hålla ihop.
• Du har problem med dubbelbokningar eller gäster som inte dyker upp.
• Du vill kunna se gästhistorik, allergier och önskemål inför besöket.

Driver du en ren lunchrestaurang utan bordsbokning, eller ett café med drop-in, räcker det ofta med en enkel bokningsrad för större sällskap. Då kan pengarna göra mer nytta någon annanstans.

Vad ska ett bordsbokningssystem kunna?

Ett bra bordsbokningssystem ska framför allt göra kvällen lugnare för personalen. Grundfunktionerna är ungefär desamma hos de flesta leverantörer:

• Onlinebokning via widget på hemsidan, i Google och i sociala medier.
• Bordsplan där du ser vilka bord som är lediga, bokade och sittande.
• Sittningstider och regler för hur länge ett bord är bokat.
• Påminnelser via sms eller e-post före besöket.
• Gästregister med anteckningar om allergier och tidigare besök.
• Väntelista för fullbokade kvällar.

Tillval som kan vara värda pengarna:

• Förskottsbetalning eller kortgaranti vid större sällskap.
• Försäljning av biljetter till event och avsmakningsmenyer.
• Presentkort.
• Statistik över beläggning och uteblivna gäster.

Hur fungerar bordsbokning på hemsidan?

Bordsbokning på hemsidan fungerar oftast genom att du klistrar in en kodsnutt eller länk från bokningssystemet. Gästen väljer datum, tid och antal personer utan att lämna din sida, och bokningen hamnar direkt i systemet.

Tips för att få fler bokningar:

1. Lägg en tydlig Boka bord-knapp högst upp på varje sida.
2. Visa lediga tider direkt, inte bara ett formulär.
3. Länka bokningen från din Instagram-bio och Facebook-sida.
4. Testa flödet i mobilen. Det är där de flesta bokar.
5. Skicka en tydlig bekräftelse med adress, tid och hur man avbokar.

Undvik formulär som bara skickar ett mejl till restaurangen. Gästen vet då inte om bordet är bokat, och du får ändå ringa eller svara manuellt. Ett riktigt bokningsflöde bekräftar direkt och lägger in bokningen i bordsplanen.

Hur resten av sidan bör byggas, med meny, öppettider och karta, finns i guiden om hemsida för restaurang.

Kan gästerna boka via Google?

Ja, många bokningssystem kan kopplas så att en bokningsknapp eller länk visas i din Google-profil. Hur det fungerar varierar mellan leverantörer, så fråga uttryckligen om det innan du väljer.

Har ditt system ingen direkt koppling kan du ändå lägga in bokningslänken i profilen. Då hamnar gästen ett klick bort från rätt sida. Se till att öppettider och telefonnummer i profilen stämmer med systemet, så att gäster inte försöker boka tider när du har stängt. Mer om hur du sköter profilen finns i guiden om Google företagsprofil för restaurang.

Vad kostar ett bokningssystem och vilka prismodeller finns?

Priset styrs mest av prismodellen, och den är viktigare att förstå än själva månadsavgiften. Leverantörerna ändrar sina priser ofta, så be alltid om en aktuell offert.

De vanligaste modellerna:

• Fast månadsavgift, ibland i nivåer efter antal bokningar eller funktioner.
• Avgift per bokning eller per gäst, som blir dyrt för restauranger med hög volym.
• Gratisnivå med begränsningar, eller mot att bokningen sker via en konsumentportal.
• Tilläggsavgifter för sms-påminnelser, kassakoppling eller flera enheter.

Räkna på hur många gäster du tar emot via bokning per månad och jämför totalkostnaden. Ett system som verkar billigt per månad kan bli dyrt med avgift per gäst. Kontrollera också bindningstid och uppsägningsregler.

Hur väljer du mellan olika system för bordsbokning?

Välj system för bordsbokning på restaurangen utifrån hur din kväll faktiskt ser ut, inte utifrån längst funktionslista. Exempel på leverantörer på den svenska marknaden är Caspeco, Waiteraid och easyTable, men det finns fler. Det här är ingen rankning, och vilket som passar beror på din verksamhet.

Frågor att ställa:

1. Kan systemet kopplas till ditt kassasystem? Då kan du se vad gästen åt vid förra besöket. Läs mer om kassasystem för restaurang.
2. Vem äger gästdatan, och kan du exportera den om du byter?
3. Finns personuppgiftsbiträdesavtal? Du behandlar personuppgifter och ansvarar enligt GDPR för att leverantören hanterar dem rätt.
4. Hur fungerar support en fredagskväll?
5. Går det att testa gratis under en period?

Låt den som står i entrén testa systemet innan du skriver på.