Hur driver man en restaurang med bra rutiner?

Vad är viktigast när man driver restaurang?

Det viktigaste när man driver restaurang är att samma sak blir gjord på samma sätt varje dag. Gäster kommer tillbaka när maten och servicen håller jämn nivå. Ekonomin håller när inköp, schema och svinn är under kontroll.

Det betyder att du behöver:

• skrivna rutiner för det som återkommer varje dag
• ett schema som följer gästflödet
• inköp som bygger på vad som faktiskt säljs
• veckovis uppföljning av några få nyckeltal
• tid för att utveckla verksamheten, inte bara driva den

Den här guiden samlar praktiska tips för att driva restaurang i vardagen. Många restaurangägare står själva i köket eller i kassan. Det är ofta nödvändigt i början, men utan rutiner blir allt beroende av att du är på plats.

Vilka rutiner behöver en restaurang?

De rutiner en restaurang behöver är de som måste fungera oavsett vem som jobbar. Skriv ner dem som enkla checklistor och sätt upp dem där de används.

• Öppning: temperaturer i kylar, mise en place, kassa, städning av matsal och entré.
• Under servering: vem gör vad, hur specialkost och allergier hanteras.
• Stängning: disk, städning, svinn, kassaredovisning, larm.
• Egenkontroll: du ansvarar för att maten är säker och ska ha rutiner för bland annat temperaturer, rengöring, allergener och spårbarhet. Kommunens livsmedelskontroll kontrollerar att de följs.
• Personalliggare: ska föras dagligen i restaurangbranschen och finnas tillgänglig i lokalen.

Bra rutiner gör det också lättare att lära upp ny personal och att ta ledigt.

Hur lägger man ett bra schema?

Ett bra schema följer gästflödet. Personalen är ofta den största kostnaden, så varje timme ska användas där den behövs.

1. Ta fram försäljningen per timme ur kassasystemet för några veckor.
2. Bemanna efter topparna, till exempel extra personal mellan 11.30 och 13.00 på en lunchrestaurang.
3. Lägg förberedelser till lugnare timmar.
4. Planera för frånvaro med en lista över vilka som kan ta extrapass.
5. Följ arbetstidsreglerna. Arbetstidslagen kräver bland annat dygnsvila och veckovila, men kollektivavtal kan ha andra regler. Inom restaurangbranschen gäller ofta avtalet mellan Visita och Hotell- och restaurangfacket.

Lägg schemat i god tid. Det gör det lättare att behålla personal.

Hur får man bra rutiner för inköp och lager?

Bra rutiner för inköp utgår från vad som faktiskt säljs. Den som beställer efter känsla får antingen slut på varor eller för mycket svinn.

• Gör en beställningslista per leverantör med normal veckoåtgång.
• Följ försäljningen per rätt och justera beställningen efter den.
• Inventera regelbundet, till exempel varje månad, så att du vet vad råvarorna faktiskt kostar.
• Först in, först ut i kyl och lager.
• Jämför leverantörer och förhandla när volymerna växer.

Mät svinnet. Även enkla anteckningar om vad som slängs varje dag visar var pengarna försvinner.

Vilka nyckeltal ska man följa upp varje vecka?

Följ några få nyckeltal varje vecka och jämför med budgeten. Det räcker för att se om något håller på att gå fel.

Vilka tips ger erfarna restaurangägare?

Några restaurangägare-tips som återkommer hos dem som drivit restaurang länge:

• Var på plats när det är som mest att göra. Gästerna märker det och personalen också.
• Prata med gästerna. De berättar saker som aldrig hamnar i en recension.
• Säg nej till det som inte passar konceptet, även om det ger pengar på kort sikt.
• Se över priserna regelbundet, när råvarukostnaderna ändras. Hur pris och kostnad påverkar resultatet beskrivs i guiden om vinstmarginal för restaurang.
• Avsätt tid för marknadsföring varje vecka. Det räcker ofta med en timme för att uppdatera menyn, svara på recensioner och lägga upp ett inlägg. Fler idéer finns i guiden om att marknadsföra restaurang.
• Agera tidigt på varningssignaler. Sjunkande försäljning eller växande skulder blir sällan bättre av sig själva. Läs om varför restauranger går i konkurs och vad du kan göra i tid.

Hur behåller man bra personal?

Bra personal stannar när de vet vad som förväntas, får schemat i god tid och känner att arbetet är ordnat. Varje gång någon slutar kostar det tid och pengar att rekrytera och lära upp en ny.

• Ge en ordentlig introduktion med checklistor och en erfaren kollega att gå bredvid.
• Lägg schemat i god tid och undvik att ändra det i sista stund.
• Ha korta möten före servering, så att alla vet dagens meny, bokningar och specialkost.
• Ge ansvar. Låt erfaren personal äga ett område, till exempel inköp, schema eller dryck.
• Följ upp regelbundet med korta samtal om vad som fungerar och vad som kan bli bättre.

Personal som trivs ger bättre service, och bättre service syns i både recensioner och försäljning.